5 erros de e-mail que você não pode cometer!

Nas próximas 24 horas, é bem provável que você precise mandar um e-mail para alguém fundamental para a sua vida profissional: pode ser um sócio, um cliente, um fornecedor, um funcionário ou até mesmo seu chefe. Seja quem for o destinatário, há uma grande chance de que você cometa algum erro. Gafes digitais estão entre os problemas mais comuns dentro de um escritório, dizem Brenna Ehrlich e Andrea Bartz, colunistas do site da CNN. Elas listaram os cinco erros que ninguém deve cometer ao mandar uma mensagem.

1. Escrever qualquer coisa na linha de assunto
Imagine que você teve uma ideia de marketing genial, que poderá deixar todos os concorrentes para trás e levar sua empresa a um crescimento histórico. Entusiasmado, você decide mandar um e-mail para seu chefe. Mas se esquece de colocar na linha do assunto algo como “Ideia inovadora de marketing que vai duplicar o faturamento da empresa”. Em vez disso, usa um simples “Sugestão”. Em vez de uma promoção, uma cota maior de ações ou um carro novo, tudo que sua mensagem vai ganhar é um lugar na pasta de Itens Excluídos.

2. Marcar qualquer e-mail como “alta prioridade” ou “urgente”
Pense dez vezes antes de marcar sua mensagem como “alta prioridade” ou escrever URGENTE na linha do assunto. Especialmente se o e-mail foi destinado a mais de uma pessoa. Quer dizer, nem sempre o que é urgente para você será emergencial para quem te lê. Seja específico sobre qual é a prioridade e escolha a dedo para quem a mensagem será enviada. Caso contrário, corre o risco de perder toda a credibilidade.

3. Errar o nome do seu chefe
Ou do seu cliente, fornecedor, sócio, investidor, funcionário. Existem poucas coisas mais desagradáveis do que receber um e-mail com seu nome escrito de maneira errada. Aquela negociação promissora? Pode esquecer. E, se o destinatário tiver sido o seu chefe, melhor começar a ler os classificados.

4. Mandar e-mails coletivos a desconhecidos
Você acabou de se mudar para uma nova cidade, onde conhece pouca gente, e está procurando um emprego ou parceiros para abrir uma empresa. Daí, um dos poucos amigos que você tem no local te passa uma lista de e-mails de gente bacana, que pode te ajudar nessa nova fase. Nessa situação, a pior coisa que você pode fazer é mandar um e-mail para todos esses contatos dizendo: “Olá! Estou procurando um sócio/emprego. Você pode me ajudar?” Pode ter certeza: ninguém irá responder. Você está pedindo ajuda. O mínimo que pode fazer é mandar um e-mail personalizado para cada um deles, dizendo o nome de quem passou o contato. Dessa maneira, essas pessoas poderão falar com o seu amigo e pegar suas referências. E, quem sabe, até mesmo ajudá-lo.

5. Provocar a fúria do RH
Encontrou um vídeo adorável de um cachorro que se comporta como gente, escovando os dentes na pia e lendo uma revista no banheiro? Teve acesso a fotos de um funcionário em uma situação comprometedora? Recebeu um spam que promete prêmios a quem resolver uma simples charada? Se você preza seu emprego, não mande nada disso por e-mail para seus colegas – e muito menos para o seu chefe. O departamento de RH agradece.

Fonte: artigo publicado na Pequenas Empresas Grandes Negócios, disponível em 17/10/2012